Ügyintézői felület

Az ügyintézők többsége nem ismeri az irattár működését, az irattári folyamatokkal javarészt nincs tisztában, hiszen általában nagyon ritkán vesz igénybe irattári szolgáltatást. Az adatok nagyrészt már elektronikusan is hozzáférhetők, mégis, amikor fizikailag szükség van egy iratra, azt gyorsan és hatékonyan szeretnék megkapni. A WebIrattár ügyintézői felülete sokrétű keresést tesz lehetővé, így az irat jártasság nélkül is fellelhető. Az irat kikérési folyamata nem bonyolultabb egy egyszerű webshop használatánál: a felkeresett iratokat kosárba kell helyezni, majd a kosarat el kell küldeni az irattár részére, mindehhez néhány kattintás szükséges csupán.

Az ügyintéző számára releváns folyamatokat saját feladataiként nyomon követheti a felületen, de a műveletekről e-mail értesítést is kap. A felelősség egy adott irat fellelhetőségéért is egyértelmű, hiszen a saját nevén kikért, de még vissza nem adott iratokért ő maga felel. Amely irat visszavételét azonban az irattár visszaigazolta, az már bizonyíthatóan nem nála keresendő.

Az ügyintézői felületen elhelyezhetők az irattárral kapcsolatos információk, szabályzatok is, így lehetővé téve a könnyebb tájékozódást.

Adminisztrációs felület

Egy forgalmas irattár számára kirívóan fontos, hogy folyamatai legnagyobb része automatizált, vagy informatikailag a lehető legjobban támogatott legyen. Az iratok mozgását és követését vonalkódok segítségével a leghatékonyabb követni, de a kódok olvasásán túl a feldolgozó rendszer hatékonysága is kiemelten fontos. A WebIrattár működése az általános irattári üzemeltetést követi le, azonban a speciális helyzetekre a PAMSzoft Kft. hatékony és egyedileg illesztett programokat fejleszt, így egy adott folyamathoz alkalmazkodunk, nem követeljük meg, hogy az ügyfél változtassa meg folyamatait.

Az adminisztrációs felületen kétféle jogosultsági szintet különböztetünk meg:

1. Az irattáros jog elegendő az irattári folyamatok során szükséges funkciók használatára, így a mindennapi feladatok ellátására.
2. Az adminisztrációs jog olyan funkciókat is elér, amelyek rendkívüli esetekben szükséges, mint amikor a normál folyamatba manuálisan szükséges beavatkozni, mert pl. az adott ügyintéző szabadságon van és nem igazolt vissza egy iratátvételt. Joga van az irattári szabályzatot leíró adatok módosítására, hogy az őrzési idő számítása helyesen működjön, stb.

Az adminisztrációs felület összetett importálási funkcióval rendelkezik: nem csupán adatok betöltését teszi lehetővé, hanem az elsődleges azonosítók alapján adatok frissítésére és meglétüknek ellenőrzésére is.

A részletes naplózásnak köszönhetően minden művelet részletei visszakereshetők és ellenőrizhetők.